Multiviewer

Kennen Sie das? Sie wollen eine Datei auf dem Server öffnen und sehen statt der gewünschten Daten ein Windows Fenster: “Exceldatei.xlsx ist zum Bearbeiten durch einen anderen Benutzer gesperrt.”. Bei Arbeitsmappen, die von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig benutzt werden sollen, entstehen Probleme mit dem Mehrfachzugriff. Dies liegt an den Vorgaben des Betriebssystems Windows. So können Sie nur Daten exklusiv ändern,wenn Sie als erster Benutzer die Datei geöffnet haben. Wollen Sie die Datei trotzdem als weiterer Benutzer öffnen, geschieht das im schreibgeschützten Modus. Eventuelle Änderungen werden dann als Kopie gespeichert. Oder Sie müssen warten, bis Sie dran sind!

Gleichzeitiges Arbeiten an einer Excel-Datei

meineTabelle hat zur Lösung dieser Problematik eine Technik entwickelt, die es ermöglicht, ein und dieselben Daten gleichzeitig an mehreren PCs zu bearbeiten und wechselseitig auch den anderen, gleichzeitig arbeitenden Benutzern alle Änderungen sichtbar zu machen. Voraussetzung ist natürlich, dass die PCs mit einem gemeinsamen Server verbunden sind, auf dem die Datei liegt.

 

Schematische Darstellung

Die meineTabelle-Konstruktion, der so genannte Multiviewer, besteht aus zwei Typen von Dateien:

  • einem Dateityp zur Bewahrung der eigentlichen Daten (Database)
  • einem Dateityp, der die Daten aus der Datenbank einliest und dem Nutzer anzeigt und bei Änderungen die Datenbank aktualisiert (Viewer).

 

Synchronisierung von Daten in Excel-Tabellen

An modernen Büroarbeitsplätzen sind interne Netzwerke heute die Regel. Wichtige Daten werden meist nicht auf den Desktop-Geräten abgespeichert, sondern liegen in einer zentralen und gesicherten Struktur, auf die alle berechtigten Nutzer Zugriff haben. So praktisch diese Entwicklung auch ist, sie birgt doch einige Gefahren und Probleme, die es zu lösen gilt.

 

Arbeiten mehrere Benutzer an den gleichen Daten oder konkreter an der gleichen Excel-Arbeitsmappe, entstehen Notwendigkeiten der Synchronisierung. Das heißt, ändert Mitarbeiter Müller in der Verwaltung in einer Preisliste Artikelpreise ab, sollte Mitarbeiterin Schneider im Management sofort die aktuellen Daten zur Verfügung haben. Das heißt es geht erstens um eine schnelle Verbreitung eingegebener Daten. Außerdem müssen die unterschiedlichen Daten untereinander auf Konsistenz geprüft werden. Termine müssen beispielsweise auf Doppelungen geprüft werden. Unsere Multiviewer-Lösung sorgt für eine reibungslose Synchronisierung und ein benutzerfreundliches Konfliktmanagement.

Professionelle Benutzerverwaltung

Anmeldung mit Name und Passwort

Wird in den Multiviewer zusätzlich eine Benutzerverwaltung implementiert, kann eine Änderungsverfolung umgesetzt werden. Das ist besonders praktisch, wenn es um sensible Daten oder klare Verantwortlichkeiten geht. Benutzer müssen sich dann mit Namen und Passwort einloggen und alle vorgenommenen Änderungen werden intern protokolliert. So kann man jede Änderung an der Datenbank eindeutig einem bestimmten Benutzer zuordnen.

 

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Berechtigungen für verschiedene Benutzergruppen zu verwalten. Die Viewer können individuell für jeden Benutzer oder für jede Benutzergruppe eingestellt werden. Zwar greifen alle weiterhin auf die gleiche Datenbank zu, der Viewer für die Geschäftsführung offenbart aber andere Daten als der Viewer für Projektleiter.

Der Multiviewer im Einsatz

Der Multiviewer stellt nur ein Grundgerüst dar. Diese Excel-Programmierung ermöglicht, dass theoretisch eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern an einer Excel-Datei arbeiten kann und verbindet das mit einer professionellen Benutzerverwaltung. Der Multiviewer ist daher bei unseren Kunden ein beliebtes Produkt. Er kommt bereits in verschiedenen Branchen zum Einsatz und erfüllt dabei ganz unterschiedliche Aufgaben:

  • Raumplanung
  • Fahrzeug-Buchung
  • Personalressourcen-Verwaltung
  • Patientendaten-Verwaltung
  • Verwaltung von Grundlagen und Parametern für kaufmännische Kalkulationen ganzer Ingenieurs-Abteilungen an verschiedenen Standorten
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