Automatisierte Terminabstimmung für die Wartung von Hydraulik‑ und Presswerkzeugen

meineTabelle hat für die Hamburger-Hochdruck-Hydraulik GmbH die Wartungsplanung durch intelligente Automatisierung deutlich effizienter gestaltet – mit Power Automate, KI‑Unterstützung und einem klar strukturierten Workflow.

Früher: viele Termine, wenig Automatisierung als Herausforderung im Wartungsprozess

Das Unternehmen Hamburger-Hochdruck-Hydraulik GmbH (3H) betreut deutschlandweit eine Vielzahl von Kunden, deren Hydraulik- und Presswerkzeuge in regelmäßigen Intervallen gewartet werden müssen. Diese Werkzeuge sind sicherheitsrelevant – ihre Funktionsfähigkeit hat direkten Einfluss auf die Arbeitsabläufe in Produktion, Montage und Service.
Für 3H bedeutet das: Hunderte zu planende Wartungstermine pro Jahr, verteilt über verschiedene Standorte und Branchen. Jede Wartung wird bei einem Großhändler in der Region des Kunden oder direkt beim Kunden vor Ort durchgeführt. Die Terminabstimmung hierfür war bislang ein aufwändiger Prozess: Manuelle E‑Mails verschicken, Rückmeldungen einordnen, bei ausstehenden Antworten nachfassen, erinnern, Informationen nachpflegen und geeignete Zeitfenster finden – alles in einer Excel-Liste organisiert, alles händisch.

Das führt zu:

  • hohem Zeitaufwand
  • anfälligen und fehlerträchtigen Arbeitsschritten
  • teils verzögerten Rückmeldungen
  • wenig Transparenz im Gesamtprozess

3H suchte nach einer Lösung, die Terminanfragen automatisiert, Kundenrückmeldungen intelligent verarbeitet und den gesamten Ablauf verschlankt.

Heute: Digitale Wartungsplanung mit Power Automate und KI

meineTabelle stellt für 3H auf Basis der bestehenden Microsoft 365 – Umgebung eine Automatisierungslösung bereit, die den gesamten Prozess der Wartungsplanung digital unterstützt – von der ersten Terminanfrage bis zur finalen Terminbestätigung.

Sobald ein Wartungstermin zur Planung ansteht, startet der Workflow automatisch die Kommunikation mit dem Kunden. Terminanfragen werden strukturiert versendet, Antworten werden zentral erfasst, Erinnerungen bei ausbleibenden Rückmeldungen automatisch verschickt und alle Informationen in der Terminübersicht aktuell gehalten.

Damit die eingehenden Antworten schnell verarbeitet werden können, wertet eine KI die Inhalte der E-Mails aus, fasst sie zusammen und schlägt passende Statuswerte vor. So werden Rückmeldungen einheitlich erfasst und die Terminplanung deutlich beschleunigt. Die Mitarbeitenden prüfen den Vorschlag – und bestätigen ihn mit einem Klick.

Technisch basiert die Lösung auf Microsoft Power Automate, das den gesamten Prozess im Hintergrund steuert. Die Terminliste wird dabei zentral über Microsoft SharePoint innerhalb der Microsoft-365-Umgebung bereitgestellt, sodass alle Beteiligten jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen können. Für die intelligente Auswertung eingehender Kundenantworten wird ein KI-Dienst auf Basis von Azure OpenAI angebunden. Dieser analysiert die Inhalte der E-Mails und unterstützt bei der Zuordnung passender Statusvorschläge. Die Nutzung der KI erfolgt flexibel über nutzungsabhängige Azure-Dienste oder alternativ über entsprechende Microsoft-365-Kontingente.

Bewusst bleibt dabei der Mensch in der Entscheidungsschleife („Human in the Loop“): Die KI liefert lediglich eine Einschätzung und einen Statusvorschlag, die finale Entscheidung treffen weiterhin die Mitarbeitenden von 3H. Dadurch bleiben auch bei mehrdeutigen Kundenantworten, Sonderfällen oder kurzfristigen Änderungen die Fachkenntnis und Verantwortung beim Menschen. Gleichzeitig reduziert die Automatisierung den Bearbeitungsaufwand erheblich und sorgt für eine gleichbleibend hohe Prozessqualität.

Kurz gesagt: 3H erhält eine klare, automatisierte Wartungskommunikation, bei der die KI die E-Mail-Flut ordnet und der Mensch nur die finale Entscheidung trifft.

Konkrete Verbesserungen durch die Workflow-Automatisierung im Unternehmensalltag

Mit der neuen Lösung kann 3H:

  • den Aufwand für Terminabstimmungen drastisch reduzieren
  • Rückmeldungen schneller und einheitlicher auswerten
  • Fehlerquellen deutlich minimieren
  • den Überblick über ausstehende und bestätigte Termine verbessern
  • die Mitarbeitenden spürbar entlasten

Durch die Automatisierung läuft der gesamte Prozess deutlich flüssiger und zuverlässiger – und 3H kann sich stärker auf sein Kerngeschäft konzentrieren: die professionelle Wartung von Presswerkzeugen.

Power Automate schafft Mehrwert im Unternehmen

Die neue Lösung verbindet Automatisierung, Übersichtlichkeit und KI-Unterstützung zu einem modernen, effizienten Terminmanagement. 3H profitiert von weniger Routinearbeit, schnelleren Reaktionszeiten und einem erweiterbaren Workflow, der auch zukünftig mit dem Unternehmen mitwachsen kann.