Von der OP-Liste zum automatisierten Liquiditäts- und Mahnworkflow mit KI

meineTabelle hat für die Busam GmbH (Busam) einen klar strukturierten, verbindlichen und KI‑gestützten Workflow entwickelt, der die offene-Posten-Liste (OP‑Liste) als zentrales Instrument zur Steuerung von Liquidität und Mahnwesen deutlich stärkt – und gleichzeitig Buchhaltung, Abteilungsleitungen und Geschäftsführung spürbar entlastet.

„Wir sind keine Freunde von Spielereien, sondern suchen Lösungen, die uns die Arbeit wirklich erleichtern. Nachdem „meineTabelle“ uns bereits erfolgreich ein Programm zur Kapazitätenplanung erstellt hatte, lag es auf der Hand, dass wir unser erstes KI-Projekt auch mit dieser Firma umsetzen werden. Die ersten Ergebnisse stimmen uns positiv und wir sehen ein großes Potential für weitere KI-gesteuerte Prozesse in unserem Unternehmen.“
Andreas Lingner, Geschäftsführer Busam GmbH

Früher: Manuelle OP-Verwaltung bremste Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung

Busam ist ein führender Gebäudetechnik‑Dienstleister in Baden‑Württemberg und bietet umfassende Lösungen in den Bereichen Heizung, Lüftung, Klima und Sanitär an.
In der Buchhaltung stellt insbesondere die Bearbeitung offener Posten (OP) eine Herausforderung dar. Die Abstimmung zwischen Buchhaltung, Abteilungsleitern und Geschäftsführung erfolgt manuell, ist zeitaufwändig, wenig transparent und anfällig für Verzögerungen.

Es fehlt ein strukturierter, verlässlicher und effizient automatisierter Prozess, um

  • OP-Daten automatisiert auf die verantwortlichen Abteilungen zu verteilen,
  • Rückmeldungen sowie Bearbeitungsstände nachzuhalten,
  • Fristen, Erinnerungen und Eskalationen zuverlässig zu steuern,
  • Kommentare und Historien revisionssicher zu dokumentieren,
  • das Zahlungsverhalten von Kunden mittels KI zu analysieren,
  • und eine durchgängige Transparenz für Buchhaltung und Geschäftsführung sicherzustellen.

Busam sucht daher nach einer Lösung, die Verbindlichkeit, Automatisierung und Transparenz in diesen kritischen Prozess bringt und zugleich relevantes Prozess- und Kundenwissen dauerhaft dokumentiert.

Komplexe OP-Prozesse automatisieren und sauber steuern

So sollen Erfahrungen aus Buchhaltung und Projektleitung – beispielsweise über typische Zahlungsgewohnheiten einzelner Kunden – für alle Beteiligten verfügbar und nachvollziehbar werden. Die Herausforderung liegt darin, diese fachlichen Anforderungen in einen durchgängig automatisierten Prozess zu überführen. Regeln zu Fälligkeiten, Zahlungszielen, Eskalationen und Historien müssen präzise umgesetzt werden. Dies erfordert ein Zusammenspiel aus Power-Automate-Workflows und maßgeschneiderten Office Scripts zur Verarbeitung und Steuerung der OP-Daten.

Heute: Automatisierter OP-Workflow mit Power Automate und KI mit klaren Zuständigkeiten und voller Transparenz

Um die Bearbeitung offener Posten effizienter und verbindlicher zu gestalten, stellt meineTabelle einen mehrstufigen Workflow bereit, der die bisherige Vorgehensweise regelbasiert automatisiert. Die OP-Daten werden automatisch aus der zentralen Übersicht auf die zuständigen Abteilungen verteilt. Über E-Mail-Benachrichtigungen erhalten die verantwortlichen Abteilungsleiter einen direkten Zugriff auf ihre aktuellen Vorgänge und können diese jederzeit einsehen und bearbeiten. Dadurch stehen allen Beteiligten stets aktuelle Informationen zur Verfügung, ohne dass Daten manuell verteilt oder nachverfolgt werden müssen.

Ein intelligentes Benachrichtigungssystem stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und kein relevanter Vorgang übersehen wird. Ergänzend analysiert eine KI regelmäßig Fälligkeiten, die bisherige Kommunikation und das bekannte Zahlungsverhalten, um auf besonders wichtige Fälle hinzuweisen und Prioritäten sichtbar zu machen.

Alle Änderungen, Kommentare und Bearbeitungsschritte werden lückenlos dokumentiert. So entsteht ein transparenter, nachvollziehbarer Prozess, der den Überblick erleichtert und die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Abteilungen und Geschäftsführung deutlich verbessert.

Die Lösung nutzt Microsoft Power Automate zur automatisierten Verarbeitung der OP-Daten. Hierfür werden zentral in der Microsoft Cloud gespeicherte Excel-Dateien ausgelesen, abgeglichen und den jeweiligen Abteilungsleitern zugeordnet. Ein Analyseprozess wertet die Datensätze anschließend über Azure OpenAI aus und berücksichtigt dabei beispielsweise historische Bearbeitungsverläufe, Zahlungsziele und vorhandene Kommentare. Die Analyseergebnisse werden automatisiert in dynamische Berichte und Übersichten übernommen, sodass alle Beteiligten auf einer einheitlichen und aktuellen Datenbasis arbeiten können.

Messbare Effizienzgewinne und verbesserte Liquiditätssteuerung im Tagesgeschäft

Der neue Workflow hat die Bearbeitung offener Posten bei Busam grundlegend verändert und nachhaltig verbessert:

  • Reduzierter Zeitaufwand: die manuelle Abstimmung zwischen Buchhaltung und Abteilungen wurde deutlich minimiert, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird
  • Schnellere Reaktionszeiten: offene Posten werden schneller bearbeitet, da Zuständigkeiten klar definiert und Informationen jederzeit aktuell verfügbar sind
  • Verbesserte Liquiditätssteuerung: kritische Forderungen sind frühzeitig sichtbar und können gezielt priorisiert werden
  • Höhere Prozesssicherheit: automatisierte Abläufe reduzieren Fehlerquellen und sorgen für konsistente Daten
  • Nachvollziehbare Kommunikation: alle Bearbeitungsschritte, Kommentare und Entscheidungen sind lückenlos dokumentiert
  • Entlastung der Mitarbeitenden: Buchhaltung und Fachabteilungen können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren

Insgesamt arbeitet Busam heute mit einem deutlich effizienteren, transparenteren und verlässlicheren OP-Prozess, der nicht nur den administrativen Aufwand reduziert, sondern auch aktiv zur finanziellen Steuerung des Unternehmens beiträgt.

Skalierbare Automatisierung mit Power Automate: nachhaltige Optimierung des OP-Managements

Die Einführung des automatisierten OP‑Workflows zeigt, wie sich interne Abstimmungsprozesse durch Automatisierung, klare Struktur und KI‑Unterstützung nachhaltig optimieren lassen. Busam profitiert von einem modernen, skalierbaren System, das Verantwortlichkeiten stärkt und den gesamten Arbeitsalltag effizienter macht.