Die E-Rechnung kommt – sind Sie gerüstet?

Bestimmt haben auch Sie es schon in den Medien gelesen oder gesehen: in Zukunft sollen alle Unternehmen in Deutschland untereinander nur noch E-Rechnungen stellen. Sie bekommen die Vorsteuer dann nicht mehr aus Papierrechnungen, sondern nur aus elektronischen Rechnungen. Die Bundesregierung plant die Einführung dieser E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich bereits ab dem 01.01.2025. Ab diesem Datum müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können, ab dem 01.01.2026 auch eigene Rechnungen nur noch elektronisch erstellen und versenden (wenn auch mit gewissen Übergangsfristen). Noch ist die Umsetzung nicht in Stein gemeißelt: aufgrund des fehlenden Haushalts verschiebt sich die Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes, dessen Bestandteil die E-Rechnung ist. Die grundsätzliche Umsetzung ist aber bereits beschlossene Sache.

Wichtig ist: Bei der elektronischen Rechnung handelt es sich keinesfalls um pdf-Dokumente, wie sie viele Betriebe bereits per E-Mail verschicken. Bei einer E-Rechnung werden die Rechnungsdaten vielmehr als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt. Optisch ähnelt dieser Datensatz ein wenig dem html-Code einer Internetseite. Diese Daten kann der Rechnungsempfänger mit entsprechender Software in seiner Buchhaltung weiterverarbeiten. Bekannte Formate für die E-Rechnung sind in Deutschland die “XRechnung” und das “ZUGFeRD-Format”. Beide genannten E-Rechnungsformate basieren auf der Europäischen Norm EN 16931, die ein einheitliches Datenmodell für E-Rechnungen in Europa definiert. In unseren Augen ist der klare Vorteil von ZUGFeRD das hybride Format, das den Datensatz lesbar macht und für den Empfänger wie eine herkömmliche Rechnung aussieht.

Viele Anbieter von Buchhaltungssoftware sind bereits auf E-Rechnungen eingestellt, so dass Sie ggf. nur ein neues, möglicherweise kostenpflichtiges Modul bei sich installieren müssen. Wenn Sie Ihre Rechnungen aber mit Hilfe von Word und Excel erstellen, benötigen Sie vorausichtlich zum Ende des nächsten Jahres eine neue Lösung.