Das meineTabelle-Ranking: alle Excel-Alternativen im Vergleich

• meineTabelle hat einmal genauer hingeschaut: welche Programme gibt es, welchen Funktionsumfang bieten diese ihren Anwendern und was für Vor- und Nachteile haben sie?
  Bewertungskriterien der Excel-Alternativen
  Ausgegangen sind wir dabei von dem Programm, das uns am vertrautesten ist: Microsoft Excel. Bewertet haben wir die folgenden Kriterien:
  • die Tabellenblattoberfläche (fließt zu 40% ins Ranking ein)
  • die Kompatibilität zu unserem Maßstab Excel sowie die generelle Programmierbarkeit (30%),
  • die Möglichkeiten der Zusammenarbeit (20%) und nicht zuletzt
  • die vielen Extras, die die verschiedenen Programme zu bieten haben (10%).

In jedem bewerteten Kriterium haben wir die Höchstpunktzahl 3 vergeben, wenn die genannte Funktionalität voll unterstützt wird. Für eine Unterstützung der entsprechenden Funktionalität mit Einschränkungen haben wir 2 Punkte verteilt. Einen Punkt gab es bei einer teil- oder ansatzweisen Unterstützung; 0 Punkte, wenn die entsprechende Funktionalität gar nicht unterstützt wird. Diese Gesamtzahl haben wir aufaddiert und für das Ranking auf die Excel-Bewertung normiert.

Unserer Meinung nach ist Excel einfach unschlagbar, obwohl Google Sheets in der Gesamtwertung schon recht nahe rückt. Es gibt aber einen Unterschied, dessen praktische Bedeutung jeder Anwender für sich selbst bewerten muss: bei Online-Tabellenkalkutionen wie Google Sheets liegen die Dateien nicht mehr wie bisher üblich auf einem lokalen Rechner, sondern auf einem Server in der Cloud. Ein großes Plus in Sachen Zusammenarbeit: Teams können gemeinsam Online-Tabellen bearbeiten, während die einzelnen Anwender räumlich voneinander entfernt sein können. Aber nicht jedermanns Geschmack, was den Speicherort möglicherweise sensibler Daten anbelangt.
Mit den neuen Excel-Versionen unter Microsoft Office 365 ist das gleichzeitige gemeinsame Bearbeiten einer Arbeitsmappe ebenfalls möglich. Dies erfordert jedoch das Ablegen der Datei an einem Online-Speicherort (z.B. OneDrive oder ähnliches) und einer unter Umständen etwas komplizierteren Freigabe der Arbeitsmappe. Nutzen die einzelnen Anwender unterschiedliche Excel-Versionen, können hier bei der gemeinsamen Bearbeitung Schwierigkeiten auftreten.
Einige Worte zum Betriebssystem: Excel läuft je nach Version bekanntlich unter Windows und in einer speziellen Version ebenfalls auf macOS. Microsoft 365 ist hingegen mit Windows, macOS, iOS und Android kompatibel. Online-Tabellenkalkulationen haben den Vorteil, dass diese stets plattformunabhängig im Browser laufen, sie sind OS-unabhängig. Auch bei anderen Programmen muss das zur Verfügung stehende oder bevorzugte Betriebssystem beachtet werden. So läuft „Apple Numbers“ ausschließlich auf MacOS, während „Gnumeric“ oder „Calligra“ auf Linux laufen.

Um es kurz zu machen – die meisten der 17 von uns untersuchten Lösungen zur Tabellenkalkulation können auf der Tabellenblattoberfläche ganz schön viel: einfache und komplexere Formeln und Funktionen zur Berechnung, Zellkommentare, Diagramme, bedingte Formatierungen, das Ausblenden von Zeilen, Spalten oder Blättern können bis auf wenige Programme alle. Wer Wert auf eine Pivot-Funktionalität legt, also die Auswertung aus einem großen Datensatz nach bestimmten Schlüsselelementen, legt sich besser nicht Gnumeric oder EtherCalc zu. Interessanterweise kann letzteres auch keine Zeilen oder Spalten gruppieren. Wer diese Funktion einsetzen will, nimmt auch besser Abstand von Zoho.
Ob wirklich jede Tabellenkalkulationssoftware den deckungsgleichen Umfang an Formeln und Funktionen zur Berechnung bietet, war ohne einen unverhältnismäßig großen Aufwand nicht herauszufinden: so kennt alleine das Google Calc-Handbuch ca. 475 Formeln und Funktionen. Im direkten Vergleich mit dem Marktführer und unserem persönlichen Champion Excel fällt der Funktionsumfang einiger Excel-Alternativen deutlich geringer aus. Umgekehrt gibt es durchaus Funktionalitäten, die andere Tabellenkalkulationsprogramme enthalten, die aber bei Excel fehlen. So verfügt etwa Gnumeric über ein umfangreiches Statistik-Modul. Für den büroüblichen Einsatz sind die Programme unserer Meinung nach aber je nach Einsatzbereich geeignet.
Wer viel Wert auf die Interface-Optik legt, wird mit den freien und meist in einer Linux-Umgebung laufenden Tabellenkalkulationen aus unserer Sicht nicht zufrieden gestellt. Da Excel seit Jahrzehnten bekannt ist und einen sehr großen Markt-Anteil hat, werden viele Funktionen sowie die Optik der Bedienoberfläche zahlreicher Tabellenkalkulationsprogramme diesem Vorbild angepasst. Besonders auffällige Parallelen gibt es hier beispielsweise bei WPS Office oder SoftMaker FreeOffice.

Ein großer Vorteil von Excel, den wir natürlich gerne nutzen (und für unsere Kunden anwenden), ist die Programmierbarkeit. Deshalb fließt dieser Bereich mit 30% in unsere Bewertung ein. Ob komplexe, mehrschrittige Berechnungen oder wiederkehrende Tätigkeiten – mit einem Makro lässt sich Excel schnell programmieren. Aber wie sieht das bei anderen Tabellenkalkulationsprogrammen aus? Wir haben uns dazu angeschaut, ob die Programmierung „VBA-kompatibel“ ist, aber auch, ob sich Routinen und Funktionen überhaupt programmieren lassen. Excel für den Mac lässt sich in geringfügig reduziertem Umfang recht komfortabel über VBA-Makros programmieren; es fehlen aber beispielsweise ListViews als Standard-Controls. Bedauerlicherweise fehlt auch eine Entwurfsansicht für Formulare, so dass das Editieren von Benutzerformularen erschwert ist. In SeaTable werden hingegen gleich zwei Programmiersprachen unterstützt, nämlich JavaScript und Python – leider allerdings ohne die von uns bevorzugte VBA-Kompatibilität.
Anders als Excel mit seinem beliebten „Makro-Rekorder“ bieten die meisten Tabellenkalkulationen nur sehr begrenzte bis gar keine Unterstützung beim Schreiben der Makros an, es gibt weder eine Autovervollständigung, noch ein Syntax-Highlighting oder eine Parameterinfo. Teils ist so auch die Handhabung der einzelnen Elemente, zum Beispiel der Zugriff auf das Objektmodell, schwer verständlich. Um Objekte wie Tabellenblätter, Bereiche oder einzelne Zellen ansprechen zu können, muss man in diesen Tabellenkalkulationsprogrammen nicht nur die Programmiersprache beherrschen, sondern auch die API des jeweiligen Programms kennen. Einige Programme unterstützen auch VBA, zumindest nach dem Nachinstallieren der entsprechenden Bibliotheken. Bedauerlicherweise ist dies aber auf Grundfunktionen bzw. Standardmodule beschränkt, so dass weder Klassen angelegt noch UserForms verwendet werden können. Klar ist, dass uns Excel mit seinem VBA-Objektmodell hier am vertrautesten ist und das Schreiben von Makros bzw. benutzerspezifischen Funktionen in anderen Programmen ein Selbststudium oder / und eine gut dokumentierte API benötigt – gerade deswegen haben wir diesen Punkt der VBA-Kompatibilität nur als einen von fünf Unterpunkten im Bereich der Programmierbarkeit bewertet.

Beim gemeinsamen, zeitgleichen Bearbeiten von Tabellen mit mehreren Anwendern gibt es große Unterschiede zwischen den 17 betrachteten Programmen. Grundsätzlich ist bei knapp drei Viertel aller Programme auf mehr oder weniger komfortable Art und Weise ein Zusammenarbeiten möglich. Die meisten Programme, die ein gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit zulassen, beinhalten auch eine automatische Versionierung mit unterschiedlich ausgeprägten Verwaltungsmöglichkeiten und Umsetzungen. Auch in Excel sind grundlegende Funktionalitäten wie benutzerspezifische Zellsperren per VBA-Code abbildbar. Wie bereits erwähnt, ist in dieser Kategorie Google Sheets ganz knapp vor Excel der Spitzenreiter.
Zu beachten ist bei allen Online-Tabellenkalkulationen, wie oben erwähnt, dass möglicherweise sensible Daten auf Servern in der Cloud gespeichert werden.

Jedes Programm wartet mit einer Vielzahl an Extras auf – wir haben uns hier daher in der Beurteilung auf diejenigen Extras konzentriert, die mehrere Programme aufweisen. Auch hier ist Excel recht weit vorne dabei – Google Sheets zieht hier nur in der App-Tauglichkeit für mobile Geräte sowie integrierten Webformularen vorbei. Viele der Programme verfügen über APIs, so dass Datenaustausch mit anderen Programmen gut realisierbar ist.
Als einziges Tabellenkalkulationsprogramm hat das unter Linux laufende Calligra ein umfangreiches Bildbearbeitungsprogramm integriert – ob man dessen Funktionen jedoch in einer Tabellenkalkulation benötigt, muss jeder Anwender selbst entscheiden. Es gibt einige Programme, wie beispielsweise SeaTable, OnlyOffice, Gnumeric und R7 Office, die im Gegensatz zu herkömmlichen Tabellenkalkulationsprogrammen eine Server- bzw. Netzwerkinstallation zulassen – man erwirbt hier quasi eine Volumenlizenz.

Auf der Tabellenblattoberfläche haben wir uns im Detail angesehen, ob Formeln und komplexe Formeln anwendbar sind, ob eine Pivotfunktionalität gegeben ist, ob Zellkommentare und grundsätzliche Tabellenfunktionen möglich sind, ob Zeilen und Spalten gruppiert und ausgeblendet werden können und ob Diagramme möglich sind. Hinsichtlich der Programmierbarkeit haben wir einen ausführlichen Blick auf die Excel- und VBA-Kompatibilität geworfen und haben bewertet, ob kundespezifische Funktionen möglich sind, sowie ob Möglichkeiten bestehen, Makros aufzuzeichnen oder selber zu schreiben. Im Bereich der Zusammenarbeit haben wir uns angeschaut, ob das gemeinsame Arbeiten in Echtzeit an Tabellen möglich ist, ob es benutzerspezifische Zellsperren sowie eine automatische Versionierung gibt, ob man die Zusammenarbeit gegebenenfalls wieder deaktivieren kann und ob man den Verlauf bearbeiten kann. Bei den Extras haben wir uns auf die Extras konzentriert, über die mehrere der untersuchten Programme verfügten, so wie Datenbereinigungstools, Apps für mobile Geräte, die Möglichkeiten, Bilder in Zellen einzufügen oder Daten aus Bildern zu generieren, die Verfügbarkeit von APIs sowie den zur Verfügung stehenden Support.

Excel ist als Tabellenkalkulationsprogramm in unseren Augen nach wie vor unschlagbar – viele Anwender haben es installiert und bereits erste Erfahrungen damit gemacht. Im Bereich der Zusammenarbeit gibt es einige Vorteile im Bereich der Online-Tabellenkalkulationen – während im Bereich Programmierbarkeit Excel klar vorne liegt. Mit programmierten VBA-Makros ist fast alles möglich – sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie hier Unterstützung benötigen.

Am Ende ist die Auswahl des passenden Tabellenkalkulationsprogramms auch Geschmackssache. Uns interessiert: welche Erfahrungen haben Sie mit Excel und den Alternativen gemacht? Wir freuen uns über Ihre Rückmeldungen und Kommentare unter info@meine-tabelle.de !