E-Rechnung aus Excel erstellen

Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen seit Jahren in einer eigenen Excel-Vorlage – mit eigenen Formeln, eigenem Layout, eigener Logik. Im Zuge der E-Rechnungspflicht wird vielerseits geraten, auf ein neues Rechnungsprogramm oder ein Abo umzusteigen. Das müssen Sie nicht. Wir machen Ihre bestehende Excel-Lösung E-Rechnungs-fähig – XRechnung und ZUGFeRD entstehen direkt aus Ihrer Tabelle, ohne Umweg und ohne dass Sie Ihre gewohnte Arbeitsweise aufgeben.

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"Wir hatten bis vor kurzem eine alte MS Access Datenbank im Einsatz für unseren internen Workflow. Wir baten Fa. Meine Tabelle um Hilfe beim Erstellen von E-Rechnungen unter Verwendung unserer alten Rechnungslogik. Es wurde problemlos und unter Einhaltung des Kostenrahmens von Fa. Meine Tabelle eine Lösung in unser System implementiert. Unsere Rechnungen genügen jetzt den Anforderungen an die E-Rechnung.
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit."
- Rolf Brezinsky, PCO-Privat Charter Ostsee GmbH

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"Als kleines Unternehmen sahen wir uns Anfang letzten Jahres vor die Herausforderung gestellt, nun auch E-Rechnungen erstellen zu müssen. Im Laufe der Jahrzehnte haben wir unsere Datenbanken und Dokumente selbst mit Excel erstellt und durch Verknüpfungen miteinander verbunden."
"Hier wurde sich professionell mit unserem Problem auseinandergesetzt und eine Lösung angeboten. Wir mussten keinerlei Änderungen in unserem Format vornehmen. Auf unsere Wünsche wurde intensiv eingegangen und unsere Vorstellung exakt umgesetzt. Die gewünschte Unabhängigkeit bleibt und unsere gewohnte Arbeitsweise bleibt erhalten. Der Support bei Fragen und Anfangsproblemen lief zeitnah und höchst kompetent."
- Michael Schmitz, VTS Systems GmbH

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"Mit der meine Tabelle Software & Beratung GmbH & Co. KG haben wir einen starken Partner für die Einführung der E-Rechnung gefunden. Die Integration in unser bestehendes ERP-System erfolgte schnell und absolut reibungslos. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur finalen Umsetzung war alles erstklassig organisiert und professionell umgesetzt. Besonders überzeugt haben uns die Mitarbeiter: kompetent, lösungsorientiert und jederzeit ansprechbar. Das Ergebnis spricht für sich – alles funktioniert einwandfrei.
Wer eine zuverlässige, schnelle und fachlich exzellente Umsetzung der E-Rechnung sucht, ist hier genau richtig."
- Oskar Blaustein, Profilabel

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"Auf der Suche nach einer Lösung um aus meiner Access Datenbank eine E-Rechnung zu erstellen, traf ich auf Meine Tabelle. Zuerst erschrak mich der Preis, aber nach der ersten Mail und einem Anruf mit Herr Mättig, war klar ich bin hier richtig. Nach 3 Tagen konnte meine Datenbank E-Rechnungen erstellen. Auch einen Fehler den ich selber verursacht wurde, wurde sehr schnell von einem Support Mitarbeiter wieder behoben.
Fazit: Empfehlenswert"
- Joachim Hamacher, HSS-Hausham

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"Im Zuge der Einführung der E-Rechnung mussten wir unsere bestehende Access-basierte Lösung an neue gesetzliche Anforderungen anpassen. meineTabelle hat sich schnell in unsere vorhandenen Strukturen eingearbeitet und eine passgenaue Lösung implementiert – ohne dass wir unsere gewohnten Abläufe oder Formate ändern mussten. Auch die nachträgliche Integration der CIUS-Anforderungen für öffentliche Auftraggeber wurde reibungslos und sauber umgesetzt. Die Umsetzung erfolgte zuverlässig, im vereinbarten Kostenrahmen und mit kompetentem Support während der Einführungsphase. Wir sind mit der Zusammenarbeit sehr zufrieden."
– ppa. Günther Karl, Günther Karl GmbH

Für die E-Rechnung aus Excel gibt es scheinbar mehrere Wege. Der am häufigsten beworbene ist der Online-Konverter: Sie speichern Ihre Rechnung als PDF, laden sie auf einen fremden Server, und ein Tool versucht per KI/Texterkennung, die Daten aus dem PDF wieder herauszulesen. Das klingt bequem, hat aber zwei Haken, die gerade bei echten Geschäftsrechnungen zählen.

• Erkennung statt Gewissheit: Beim PDF-Weg müssen Rechnungsnummer, Positionen, Mengen und Steuersätze aus dem fertigen Layout wieder „erkannt“ werden. Bei mehreren Positionen, gemischten Steuersätzen (19 % und 7 %) oder Sammelrechnungen stößt diese Erkennung an Grenzen – und ein Fehler im XML fällt Ihnen erst beim Empfänger auf. Unsere Lösung liest die Werte direkt aus Ihren Excel-Zellen, wo sie exakt und strukturiert vorliegen. Kein Raten, kein Zwischenschritt.
• Ihre Daten verlassen das Haus: Beim Konverter landet jede Rechnung auf einem externen Server. Unsere Excel-Lösung läuft on-premise – Ihre Rechnungsdaten bleiben vollständig in Ihrer Umgebung, ohne Cloud-Speicherung und ohne Weitergabe an Dritte.
• Automatisch statt bei jeder Rechnung von Hand: Einen Online-Konverter müssen Sie für jede einzelne Rechnung erneut bedienen – speichern, hochladen, prüfen, herunterladen. Bei uns entsteht die E-Rechnung im gewohnten Ablauf direkt aus Ihrer Tabelle, ohne zusätzlichen Handgriff pro Rechnung.

Ihre Excel-Vorlage ist über Jahre gewachsen und genau auf Ihren Betrieb zugeschnitten. Sie abzulösen, nur um E-Rechnungen zu erzeugen, wäre teuer und unnötig – und ein Abo-Rechnungsprogramm zwingt Ihnen fremde Strukturen auf.

Nehmen Sie stattdessen den direkten Weg: Unser Hintergrundprozess (in aller Regel ein Add-In) liest die Rechnungsdaten dort aus, wo sie in Ihrer Tabelle bereits strukturiert vorliegen – die einzelnen Positionen, Beträge und Steuersätze – und erzeugt daraus die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ihre Vorlage, Ihre Berechnungslogik, Ihr Ablauf bleiben unverändert.

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Lassen Sie sich jetzt unverbindlich von uns beraten oder schauen sich unsere Demo-Beispiele für Excel und Access an. Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden!

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand wird nach Umsatz gestaffelt: sie gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.

Wer heute noch mit Excel abrechnet, muss deshalb nicht plötzlich und in Hektik das System wechseln – sondern kann seine bewährte Vorlage mit unserer Hilfe E-Rechnungs-fähig machen. Wer sich früh kümmert, vermeidet Projekt-Warteschlangen und etwaige Fristversäumnisse.

Kümmern Sie sich deshalb schon heute und kontaktieren Sie uns jetzt!

• Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht für Unternehmen?
  Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die schrittweise enden. Langfristig wird die E‑Rechnung zum Standard im Geschäftsverkehr. Während der Übergangsfristen dürfen Rechnungen weiterhin als Papier‑, PDF‑ oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
• Welche Übergangsfristen gelten für die E‑Rechnung im B2B‑Bereich?
  Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papier‑ oder PDF‑Form ausstellen, ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
  Ab dem 01.01.2028 ist die E‑Rechnung für alle Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtend.
• Wann ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Rechnungsform erforderlich?
  Während der Übergangsfristen dürfen Papier‑ oder PDF‑Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
  Liegt keine Zustimmung vor oder verlangt der Empfänger eine E‑Rechnung, muss diese entsprechend ausgestellt und übermittelt werden.
• Was passiert, wenn keine Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt?
  Liegt keine Zustimmung zur Papierrechnung oder PDF‑Rechnung vor, darf dieses Format während der Übergangsfristen nicht verwendet werden. In diesem Fall ist die Rechnung als E‑Rechnung auszustellen, sofern dies gesetzlich vorgesehen oder vom Empfänger verlangt wird. Andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß übermittelt.
• Was mache ich, wenn einer meiner Rechnungsempfänger der Rechnungsform widerspricht?
  Widerspricht der Rechnungsempfänger der verwendeten Rechnungsform, sollte die Rechnung unverzüglich im zulässigen oder gewünschten Format neu ausgestellt werden. Die ursprünglich abgelehnte Rechnung sollte dabei nicht weiter verwendet werden. So lassen sich Verzögerungen bei der Zahlung vermeiden.
• Reicht eine PDF‑Rechnung künftig noch aus?
  Nein. Eine reine PDF‑Rechnung gilt nicht als E‑Rechnung. Zulässig sind nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, da diese automatisch verarbeitet werden können.
• Was passiert, wenn E‑Rechnungen nicht korrekt erstellt werden?
  Fehlerhafte E‑Rechnungen können zurückgewiesen werden oder zu Verzögerungen in der Buchhaltung führen. Daher ist es wichtig, eine Lösung einzusetzen, die die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig abbildet.
• Muss ich meine bestehende Software für die E‑Rechnung austauschen?
  Nein. Mit unseren Lösungen können Sie Ihre bestehende Software weiter nutzen. Ob Excel, Access oder individuelle Web‑Anwendung – die E‑Rechnung wird als Erweiterung ergänzt, ohne dass ein Systemwechsel oder eine Neuentwicklung notwendig ist.
• Kann ich E‑Rechnungen direkt aus Excel oder Access erstellen?
  Ja. Für Office‑Anwendungen wie Excel und Access bieten wir eine On‑Premise‑Lösung an, mit der Sie E‑Rechnungen direkt aus Ihrer gewohnten Anwendung heraus erstellen können – inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
• Welche E‑Rechnungsformate werden unterstützt?
  Unsere Lösungen unterstützen die gängigen E‑Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD entsprechend den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Damit erfüllen Sie die Anforderungen für den B2B‑Bereich sowie für öffentliche Auftraggeber.
• Gibt es auch eine Lösung für Web‑ oder Cloud‑Anwendungen?
  Ja. Für Web‑ und Cloud‑Anwendungen stellen wir eine cloudbasierte E‑Rechnungsschnittstelle bereit. Ihre bestehende Anwendung bleibt unverändert – die komplette E‑Rechnungslogik wird über unsere Schnittstelle ausgelagert und ergänzt.
• Wie werden Sonderfälle bei der E‑Rechnung abgebildet?
  Unsere Lösungen unterstützen auch komplexe Sonderfälle, z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, individuelle Rechnungslogiken, Reverse‑Charge‑Verfahren oder projektspezifische Besonderheiten. Auch Anforderungen, die über Standardfälle hinausgehen, lassen sich sauber abbilden.
• Bleiben meine Daten bei der On‑Premise‑Lösung lokal gespeichert?
  Ja. Bei der On‑Premise‑Lösung für Excel und Access bleiben Ihre Daten vollständig in Ihrer Umgebung. Es findet keine Cloud‑Speicherung und keine automatische Weitergabe Ihrer Rechnungsdaten statt.
• Ist die Lösung auch für individuell entwickelte Software geeignet?
  Ja. Unsere cloudbasierte Schnittstelle ist speziell dafür ausgelegt, individuelle Anwendungen – z. B. Webanwendungen oder Datenbanklösungen – um die E‑Rechnung zu erweitern, ohne in Ihre bestehende Business‑Logik eingreifen zu müssen.
• Wie aufwendig ist die Integration der E‑Rechnung?
  Der Integrationsaufwand ist überschaubar und deutlich geringer als bei einer Eigenentwicklung. Zudem begleiten wir Sie persönlich bei der Anbindung und stehen für technische Fragen jederzeit zur Verfügung.
• Kann ich die E‑Rechnungslösungen vorab testen?
  Ja. Wir stellen Demo‑Tools für Excel und Access zur Verfügung. So können Sie sich vorab einen beispielhaften Eindruck der Funktionsweise verschaffen Bitte beachten Sie, dass die konkrete Anwendung in Ihrer eigenen Umgebung abweichen wird, da diese ja individuell konfiguriert ist.
• Gibt es die E-Rechnung nur in Deutschland?
  Nein. Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer europaweiten Entwicklung und basiert auf EU-Vorgaben wie der Norm EN 16931. Länder wie Italien (seit 2019), Frankreich, Polen und Spanien haben bereits verpflichtende E‑Rechnungsregelungen eingeführt oder sind in der Umsetzung.
• Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
  Ein zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte, maschinell auswertbare Rechnungsdaten. Gleichzeitig soll die E-Rechnung die Automatisierung und Effizienz der Buchhaltungsprozesse in Unternehmen fördern.
• Welche Rolle spielt die EU bei der Einführung der E-Rechnung?
  Die EU verfolgt mit der E-Rechnung das Ziel, einheitliche Standards für den digitalen Rechnungsverkehr zu schaffen.
  Dadurch sollen grenzüberschreitende Geschäftsprozesse vereinfacht, Datenqualität verbessert und steuerliche Kontrollmechanismen modernisiert werden.
• Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen?
  Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert manuelle Erfassungsfehler und beschleunigt Buchhaltungs- und Freigabeprozesse.
  Langfristig profitieren Unternehmen von effizienteren Abläufen, besserer Nachvollziehbarkeit und höherer Prozesssicherheit.
• Gibt es auch Nachteile bei der Einführung der E-Rechnung?
  Kurzfristig entsteht ein Anpassungs- und Umstellungsaufwand, insbesondere bei bestehenden oder individuell entwickelten Systemen. Mit der meineTabelle-Lösung lassen sich E‑Rechnungen jedoch standardkonform und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – ohne Systembruch. Langfristig überwiegen die Vorteile durch geringeren manuellen Aufwand, stabile Standards und hohe Skalierbarkeit.
• Bedeutet die E-Rechnung mehr Kontrolle durch den Staat?
  Die E-Rechnung ersetzt keine Steuerprüfung, ermöglicht aber eine strukturiertere und zeitnähere Auswertung von Rechnungsdaten. Ziel ist nicht zusätzliche Bürokratie, sondern mehr Transparenz und weniger Missbrauch, bei gleichzeitig effizienteren Prozessen für Unternehmen.
• Wird die E-Rechnung künftig weiter ausgebaut?
  Ja. Die E-Rechnung gilt als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Meldekonzepte im Rechnungs- und Steuerumfeld. Gerade bei Individualsoftware ist die Einführung ein guter Anlass, gewachsene Prozesse zu modernisieren und dabei beispielsweise lang geduldete Altlasten aufzuräumen. Unternehmen, die dabei frühzeitig auf moderne Prozesse setzen, sind langfristig besser vorbereitet.
• ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
  XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und daher besonders im B2B-Bereich beliebt ist. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E‑Rechnungen.
• Welche ZUGFeRD Version ist aktuell und gängig?
  Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.x der maßgebliche und gängige Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa. Innerhalb dieser Versionsreihe gibt es Weiterentwicklungen wie ZUGFeRD 2.3 oder 2.4, die technisch aufeinander aufbauen und untereinander kompatibel sind.