"Wir hatten bis vor kurzem eine alte MS Access Datenbank im Einsatz für unseren internen Workflow. Wir baten Fa. Meine Tabelle um Hilfe beim Erstellen von E-Rechnungen unter Verwendung unserer alten Rechnungslogik. Es wurde problemlos und unter Einhaltung des Kostenrahmens von Fa. Meine Tabelle eine Lösung in unser System implementiert. Unsere Rechnungen genügen jetzt den Anforderungen an die E-Rechnung.
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit."
- Rolf Brezinsky, PCO-Privat Charter Ostsee GmbH
E-Rechnung aus Word erstellen
Sie schreiben Ihre Rechnungen in einer gewohnten Word-Vorlage und sollen jetzt E-Rechnungen erzeugen? Das geht – aber Word ist dabei ein Sonderfall, über den die meisten Konverter-Tools hinweggehen. Wir sagen Ihnen ehrlich, was aus Word zuverlässig möglich ist und was nicht, und machen Ihre Rechnungsstellung E-Rechnungs-fähig, ohne dass Sie Ihre gewohnte Arbeitsweise aufgeben – mit XRechnung und ZUGFeRD, die den gesetzlichen Anforderungen sicher genügen.
Wie kann man mit Word eine E-Rechnung erstellen?
Anders als eine Tabellenkalkulation oder eine Datenbank kennt ein Word-Dokument keine strukturierten Datenfelder. Für eine E-Rechnung müssen Rechnungsnummer, Positionen, Mengen, Einzelpreise und Steuersätze aber eindeutig und maschinenlesbar vorliegen. Genau hier scheitern die einfachen Wege – und genau hier setzen wir an.
- Der PDF-Konverter rät – bei Word noch mehr: Tools, die Ihre Word-Rechnung als PDF hochladen und die Daten aus dem Layout „erkennen“, müssen bei einem Fließtext-Dokument noch mehr raten als bei einer Tabelle. Bei mehreren Positionen, gemischten Steuersätzen oder individuellen Layouts wird das schnell fehleranfällig – und ein Fehler fällt oft erst beim Empfänger auf.
- Word als Vorlage, Daten aus einer sicheren Quelle: In vielen Fällen liegen Ihre Rechnungsdaten ohnehin schon strukturiert vor – in einer Excel-Liste, einer Kundendatei oder einer kleinen Datenbank – und Word ist „nur“ die schöne Vorlage für die Optik. Dann erzeugen wir die E-Rechnung direkt aus dieser sicheren Datenquelle, während Ihr Word-Layout als Ansicht erhalten bleibt.
- Word mit definierten Ankerpunkten: Soll die Rechnung wirklich in Word entstehen, richten wir darin feste Ankerpunkte ein – etwa Formularfelder, Content Controls oder eine definierte Tabellenstruktur –, aus denen sich die Werte zuverlässig und wiederholbar auslesen lassen. So wird aus dem Sonderfall Word eine verlässliche Grundlage für die E-Rechnung.
Welcher dieser Wege der richtige ist, hängt davon ab, wie Ihre Rechnungen heute entstehen. Genau das klären wir vorab mit Ihnen – ehrlich und ohne Ihnen einen Systemwechsel aufzudrängen. Kontaktieren Sie uns jetzt.
E-Rechnung im gewohnten Ablauf in Word
Ihre Word-Vorlage ist über Jahre gewachsen und trägt Ihr Layout, Ihre Formulierungen, Ihr Corporate Design. Sie abzulösen, nur um E-Rechnungen zu erzeugen, wäre unnötig – und ein Abo-Rechnungsprogramm zwingt Ihnen fremde Strukturen und ein fremdes Layout auf.
Nehmen Sie stattdessen den direkten Weg: Wir richten den passenden Hintergrundprozess für Ihre Situation ein – ob aus Ihrer bestehenden Datenquelle oder über definierte Ankerpunkte in Word – und erzeugen daraus die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ihr gewohntes Arbeiten bleibt erhalten, die maschinenlesbare Rechnung entsteht im Hintergrund.
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Lassen Sie sich jetzt unverbindlich von uns beraten oder schauen sich unsere Demo-Beispiele für Excel und Access an. Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden!
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber: die XRechnung aus Word
Rechnen Sie auch gegenüber der öffentlichen Hand ab – an Kommunen, Behörden oder öffentliche Betriebe? Für diese Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht bereits länger und strenger als im reinen B2B-Bereich, und hier ist in der Regel das Format XRechnung verlangt.
Dazu brauchen Sie die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers – eine Kennung, die die Rechnung dem richtigen Empfänger zuordnet. Unsere Lösung erzeugt aus Ihrem Rechnungsprozess beide Formate: XRechnung für öffentliche Auftraggeber und ZUGFeRD für Ihre Geschäftskunden, eine Variante der E-Rechnung, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen werden kann.
Fristen E-Rechnungspflicht
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand wird nach Umsatz gestaffelt: sie gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Wer mit Word abrechnet, muss deshalb aber nicht plötzlich und in Hektik das System wechseln – sondern kann seine bewährte Word-Vorlage rechtzeitig und in Ruhe E-Rechnungs-fähig machen. Wer sich früh kümmert, vermeidet Projekt-Warteschlangen und etwaige Fristversäumnisse.
Kümmern Sie sich deshalb schon heute und kontaktieren Sie uns jetzt!