"Wir hatten bis vor kurzem eine alte MS Access Datenbank im Einsatz für unseren internen Workflow. Wir baten Fa. Meine Tabelle um Hilfe beim Erstellen von E-Rechnungen unter Verwendung unserer alten Rechnungslogik. Es wurde problemlos und unter Einhaltung des Kostenrahmens von Fa. Meine Tabelle eine Lösung in unser System implementiert. Unsere Rechnungen genügen jetzt den Anforderungen an die E-Rechnung.
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit."
- Rolf Brezinsky, PCO-Privat Charter Ostsee GmbH
E-Rechnung für Architekten und Ingenieure
Als Architekt oder Ingenieur rechnen Sie anders ab als ein Handwerksbetrieb oder Händler: nach HOAI, in Leistungsphasen, mit Abschlagsrechnungen über Monate, oft mit Nachträgen und anrechenbaren Kosten. Die E-Rechnungspflicht stellt deshalb eine besondere Herausforderung dar, die nicht durch Standard-Rechnungssoftware oder einfache Konverter gelöst werden können. Wir zeigen, was das konkret für Sie bedeutet und wie Sie E-Rechnungen erzeugen, ohne Ihr bestehendes Abrechnungssystem aufzugeben.
Herausforderungen der E-Rechnung für Architekturbüros und HOAI
Die meisten E-Rechnungs-Lösungen sind für einfache Rechnungen gebaut. Die HOAI-Abrechnung ist komplexer, und genau daran scheitern viele Standard-Tools.
- Abschlagsrechnungen über die Projektlaufzeit: Ein Architekturprojekt zieht sich über Monate oder Jahre. Sie stellen Abschlagsrechnungen nach Leistungsstand, die am Ende in einer kumulierten Schlussrechnung zusammenlaufen. Jede dieser Rechnungen muss als E-Rechnung korrekt auf die Gesamthonorarforderung Bezug nehmen.
- Honorar nach Leistungsphasen: Die Aufteilung nach den Leistungsphasen der HOAI, die Ermittlung über anrechenbare Kosten und Honorarsatz – diese Struktur muss sich in der Rechnung wiederfinden, nicht in einem einzelnen Summenfeld verschwinden.
- Nachträge und besondere Leistungen: Zusätzliche Leistungen, Nebenkosten – die Positionsstruktur einer HOAI-Rechnung ist differenzierter als bei einer gewöhnlichen Waren- oder Dienstleistungsrechnung.
Wenn Sie diese Abrechnungen heute in einer über Jahre aufgebauten Excel-Vorlage, einer Access-Datenbank oder einer speziellen HOAI-Software führen, steckt in dieser Struktur viel Arbeit. Die Frage ist nicht, wie Sie sie ersetzen – sondern wie Sie sie E-Rechnungs-fähig machen. Genau dort setzen wir an.
E-Rechnung im gewohnten Ablauf
Viele Architekturbüros rechnen mit selbst aufgebauten Excel-Kalkulationen oder einer individuellen Lösung ab, die genau auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist. Diese Systeme abzulösen, nur um E-Rechnungen zu erzeugen, wäre teuer und unnötig.
Nehmen Sie stattdessen den direkten Weg: Unser Hintergrundprozess (in aller Regel ein Add-In) liest die Honorardaten dort aus, wo sie in Ihrem Programm bereits strukturiert vorliegen – die einzelnen Positionen, Beträge und Steuersätze – und erzeugt daraus die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ihre Vorlage, Ihre Berechnungslogik, Ihr Ablauf bleiben unverändert.
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Lassen Sie sich jetzt unverbindlich von uns beraten oder schauen sich unsere Demo-Beispiele für Excel und Access an. Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden!
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber: die XRechnung für Architekten und Ingenieure
Architekturbüros arbeiten überdurchschnittlich oft für öffentliche Auftraggeber: Kommunen, Länder, öffentliche Bauträger. Für diese Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht bereits länger und strenger als im reinen B2B-Bereich, und hier ist in der Regel das Format XRechnung verlangt.
Dazu brauchen Sie die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers – eine Kennung, die die Rechnung dem richtigen Empfänger zuordnet. Wer regelmäßig für die öffentliche Hand plant, kommt an dem Format XRechnung nicht vorbei. Für private Bauherren und gewerbliche Auftraggeber genügt dagegen meist ZUGFeRD, eine Variante der E-Rechnung, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen werden kann.
Fristen E-Rechnungspflicht für Architekturbüros und Freiberufler
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen – auch jedes Architektur- und Ingenieurbüro – E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand wird nach Umsatz gestaffelt: sie gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Für größere Unternehmen kommt die Umstellung also bereits 2027. Wer sich jetzt schon kümmert, vermeidet Projekt-Warteschlangen und etwaige Fristversäumnisse, gerade weil die HOAI-Abrechnung komplexer ist als eine einfache Rechnung.
Kümmern Sie sich deshalb schon heute und kontaktieren Sie uns jetzt!