"Wir hatten bis vor kurzem eine alte MS Access Datenbank im Einsatz für unseren internen Workflow. Wir baten Fa. Meine Tabelle um Hilfe beim Erstellen von E-Rechnungen unter Verwendung unserer alten Rechnungslogik. Es wurde problemlos und unter Einhaltung des Kostenrahmens von Fa. Meine Tabelle eine Lösung in unser System implementiert. Unsere Rechnungen genügen jetzt den Anforderungen an die E-Rechnung.
Wir bedanken uns für die gute Zusammenarbeit."
- Rolf Brezinsky, PCO-Privat Charter Ostsee GmbH
E-Rechnung für KFZ-Händler
Als Autohaus oder KFZ-Händler rechnen Sie anders ab als ein reiner Dienstleister: Fahrzeugverkauf und Werkstattleistungen nebeneinander, Neu- und Gebrauchtwagen mit unterschiedlicher Umsatzbesteuerung, Differenzbesteuerung, die Altteilsteuer sowie eine Vielzahl an Positionen aus Teilen, Arbeitswerten und Fremdleistungen. Die E-Rechnungspflicht stellt deshalb eine besondere Herausforderung dar, die nicht durch Standard-Rechnungssoftware oder einfache Konverter gelöst werden kann. Wir zeigen, was das konkret für Sie bedeutet und wie Sie E-Rechnungen erzeugen, ohne Ihr bestehendes Abrechnungssystem aufzugeben.
Herausforderungen der E-Rechnung für KFZ-Händler und Autohäuser
Die meisten E-Rechnungs-Lösungen sind für einfache Rechnungen gebaut. Die Abrechnung im Autohaus ist komplexer, und genau daran scheitern viele Standard-Tools.
- Differenzbesteuerung bei Gebrauchtwagen: Beim Verkauf von Gebrauchtfahrzeugen nach § 25a UStG wird nur die Marge besteuert, nicht der volle Verkaufspreis – und die Umsatzsteuer darf nicht offen ausgewiesen werden. Die E-Rechnung muss diesen Sonderfall korrekt abbilden, sonst wird sie fehlerhaft oder formal unzulässig.
- Altteilsteuer bei Reparaturen: Bei Werkstattrechnungen mit Austauschteilen fällt die sogenannte Altteilsteuer an – ein pauschaler Anteil des Altteilwerts, die als eigene steuerpflichtige Position sauber in der Rechnung erscheinen muss. Diese Doppelstruktur aus regulärer Leistung und Altteilzuschlag bildet kaum ein Standard-Tool korrekt ab.
- Fahrzeug und Werkstatt in einer Rechnung: Fahrzeugverkauf, Ersatzteile, Arbeitswerte und Fremdleistungen treffen in Ihren Rechnungen aufeinander – mit unterschiedlichen Steuersätzen und Positionsarten. Jede dieser Positionen muss in der E-Rechnung strukturiert, korrekt besteuert und nachvollziehbar aufgebaut sein.
Wenn Sie diese Abrechnungen heute in einer über Jahre aufgebauten Excel-Vorlage, einer Access-Datenbank oder einer individuellen Lösung führen, steckt in dieser Struktur viel Arbeit. Die Frage ist nicht, wie Sie sie ersetzen – sondern wie Sie sie E-Rechnungs-fähig machen. Genau dort setzen wir an.
E-Rechnung im gewohnten Ablauf
Viele KFZ-Händler rechnen mit selbst aufgebauten Excel-Kalkulationen oder einer individuellen Lösung ab, die genau auf ihren Betrieb, ihr Sortiment und ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist. Diese Systeme abzulösen, nur um E-Rechnungen zu erzeugen, wäre teuer und unnötig.
Nehmen Sie stattdessen den direkten Weg: Unser Hintergrundprozess (in aller Regel ein Add-In) liest die Abrechnungsdaten dort aus, wo sie in Ihrem Programm bereits strukturiert vorliegen – die einzelnen Positionen, Beträge und Steuersätze – und erzeugt daraus die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ihre Vorlage, Ihre Berechnungslogik, Ihr Ablauf bleiben unverändert.
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Lassen Sie sich jetzt unverbindlich von uns beraten oder schauen sich unsere Demo-Beispiele für Excel und Access an. Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden!
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.
Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.
E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber: die XRechnung für KFZ-Händler
Autohäuser und KFZ-Händler rechnen häufig auch gegenüber der öffentlichen Hand ab: Fuhrparks von Kommunen, Behörden, kommunalen Betrieben oder Blaulichtorganisationen – vom Fahrzeugverkauf bis zur Wartung des Dienstwagenbestands. Für diese Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht bereits länger und strenger als im reinen B2B-Bereich, und hier ist in der Regel das Format XRechnung verlangt.
Dazu brauchen Sie die Leitweg-ID des öffentlichen Auftraggebers – eine Kennung, die die Rechnung dem richtigen Empfänger zuordnet. Wer regelmäßig für die öffentliche Hand abrechnet, kommt an dem Format XRechnung nicht vorbei. Für gewerbliche Auftraggeber genügt dagegen meist ZUGFeRD, eine Variante der E-Rechnung, die von Menschen und Maschinen gleichermaßen gelesen werden kann.
Fristen E-Rechnungspflicht für KFZ-Händler
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen – auch jedes Autohaus und jeder KFZ-Händler – E-Rechnungen empfangen können. Die Übergangsfrist für den Versand wird nach Umsatz gestaffelt: sie gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Gerade im Fahrzeughandel ist die Umsatzgrenze von 800.000 Euro schnell erreicht – für die meisten Händler kommt die Umstellung also bereits 2027. Wer sich jetzt schon kümmert, vermeidet Projekt-Warteschlangen und etwaige Fristversäumnisse, gerade weil die Abrechnung im Autohaus mit Differenzbesteuerung und Altteilsteuer komplexer ist als eine einfache Rechnung.
Kümmern Sie sich deshalb schon heute und kontaktieren Sie uns jetzt!