Rechnungsautomatisierung statt Handarbeit: Altes Rechnungsprogramm modernisieren und E-Rechnung vorbereiten

Viele Unternehmen arbeiten mit einem Rechnungsprogramm, das seit Jahren zuverlässig läuft, aber nicht mehr weiterentwickelt wird. Solange alles funktioniert, ist das kein Problem. Schwierig wird es, wenn sich Anforderungen ändern: neues Design, geänderte Pflichtangaben und spätestens ab 2028 die E-Rechnungspflicht. In diesem Praxisbeispiel zeigen wir, wie wir die Rechnungsstellung eines Kunden automatisiert haben, ohne sein bestehendes Rechnungstool abzulösen. Das Ergebnis: saubere PDF-Rechnungen im Firmendesign und eine Ausgabe, die für die E-Rechnung vorbereitet ist.

Ausgangslage: ein veraltetes Rechnungstool mit manuellem Korrekturaufwand

Unser Kunde erstellt seine Rechnungen mit einem älteren Rechnungstool, das nicht mehr weiterentwickelt wird. Anpassungen am Quellcode sind nicht mehr möglich. Das Programm erzeugt zwar weiterhin Rechnungen, aber diese entsprechen nicht mehr dem aktuellen Standard.

Die Folge: Jede einzelne Rechnung musste nachträglich von Hand in Excel korrigiert werden, bevor sie an Kunden gehen konnte. Das ist ein aufwendiger Zwischenschritt, der bei jeder Rechnung Zeit kostet und bei dem sich leicht Fehler einschleichen. Bei einer höheren Zahl von Rechnungen im Monat summiert sich das schnell zu einem echten Kostenfaktor.

Die Lösung: automatische Nachbearbeitung und moderne PDF-Rechnung

Statt das bewährte Rechnungstool zu ersetzen, haben wir eine Lösung entwickelt, die daran anknüpft. Unser Tool übernimmt die Rechnungsdaten aus dem bestehenden Programm und nimmt die notwendigen Änderungen automatisch vor. Die manuelle Korrektur in Excel entfällt vollständig.

Das Ergebnis ist eine saubere, professionelle PDF-Rechnung mit:

Firmenlogo an der richtigen Stelle
Briefpapier mit Wasserzeichen im einheitlichen Firmendesign
allen aktuell benötigten Angaben in einem klar strukturierten Layout

So wird aus einem veralteten Ausdruck eine Rechnung, die aussieht wie aus einer modernen Rechnungssoftware, obwohl im Hintergrund weiterhin das gewohnte Programm arbeitet.

Das Ergebnis: Zeitersparnis, weniger Fehler, einheitlicher Auftritt

Durch die automatisierte Rechnungsstellung profitiert unser Kunde gleich mehrfach:

Zeitersparnis: Der manuelle Korrekturschritt bei jeder Rechnung fällt weg.
Weniger Fehler: Automatisch erzeugte Rechnungen sind einheitlich und vollständig. Tippfehler beim Nachbearbeiten gibt es nicht mehr.
Professionelles Erscheinungsbild: Jede Rechnung trägt das aktuelle Firmendesign.
Keine Umstellung: Das bestehende Rechnungstool bleibt im Einsatz. Es gibt keinen Softwarewechsel, keine Datenmigration und keine Einarbeitung.

Der nächste Schritt: E-Rechnung ohne Softwarewechsel

Eine PDF-Rechnung, auch eine sehr gut gestaltete, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers automatisch auslesen kann. Die gängigen Formate in Deutschland sind:

XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbares Rechnungsbild
ZUGFeRD: eine PDF-Rechnung mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Computer lesen die Daten.

Genau hier zahlt sich die neue Lösung aus. Wir haben die Ausgabe so aufgebaut, dass sich eine E-Rechnungsfunktion ohne großen Aufwand ergänzen lässt. Das Tool kann dann zusätzlich zur PDF eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung erzeugen, direkt aus denselben Daten und weiterhin ohne Wechsel des Rechnungsprogramms.

E-Rechnung Pflicht: Diese Übergangsfristen gelten

Wie dringend die E-Rechnung für Sie ist, hängt vor allem von Ihrem Umsatz ab. Für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) gilt:

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Für viele Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz endet die Übergangsfrist also in wenigen Monaten.

Ihr Rechnungsprogramm ist nicht E-Rechnungs-fähig? Sprechen Sie uns an

Seit über zehn Jahren entwickeln wir individuelle Lösungen, mit denen Unternehmen ihre bestehende Software weiter nutzen und trotzdem aktuelle Anforderungen erfüllen. Das gilt auch für die E-Rechnung, ganz ohne Softwarewechsel. Alles Wichtige finden Sie auf unserer Seite zur E-Rechnung. Sie erstellen Rechnungen in Excel oder Access? Dann testen Sie unser Demotool für die E-Rechnung aus Excel oder die Demoversion für Access.

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Häufige Fragen zur E-Rechnung mit bestehendem Rechnungsprogramm

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF-Datei gilt als „sonstige Rechnung“. Sie darf nur verwendet werden, solange eine Übergangsregel oder Ausnahme greift. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Muss ich für die E-Rechnung ein neues Rechnungsprogramm kaufen?
Nicht unbedingt. Oft lässt sich ein bestehendes Rechnungsprogramm so erweitern, dass es zusätzlich E-Rechnungen erzeugt. Das gilt auch für Rechnungen aus Excel oder Access. So bleiben Ihre gewohnten Abläufe und Daten erhalten.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer PDF-Datei, in die die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Wir binden die Erstellung direkt an Ihr bestehendes System an.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verbreitet ist. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten und eignet sich gut für den Austausch zwischen Unternehmen.

Kann ich mein altes Rechnungstool weiter nutzen, obwohl es nicht mehr weiterentwickelt wird?
Häufig ja. Wie dieses Beispiel zeigt, lassen sich Layout, Pflichtangaben und E-Rechnungsausgabe über ein vorgeschaltetes oder nachgeschaltetes Tool modernisieren, ohne den Quellcode des alten Programms anzufassen.