XRechnung erstellen – so geht's zuverlässig und rechtssicher

Sie müssen eine XRechnung erstellen und fragen sich, welcher Weg der richtige ist? Für einzelne Rechnungen genügt oft ein kostenloses Tool – wer aber regelmäßig oder aus einer bestehenden Software heraus abrechnet, braucht eine kompatible Lösung, keine neue Software. Hier erfahren Sie, was eine XRechnung ausmacht, welche Wege es gibt und wie Sie sie direkt aus Excel, Access oder anderen Anwendungen erzeugen.

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Anders als eine PDF-Rechnung enthält sie keine für Menschen gedachte Layout-Seite, sondern maschinenlesbare Datenfelder nach dem europäischen Standard EN 16931. Sie ist das vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) in Deutschland und wird über die Leitweg-ID dem richtigen Empfänger zugeordnet.

Damit unterscheidet sie sich vom hybriden Format ZUGFeRD, das eine sichtbare PDF-Seite mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Kurz: XRechnung ist reines XML für Behörden, ZUGFeRD ein PDF-XML-Hybrid, das im B2B-Bereich beliebt ist. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung.

Es gibt nicht den einen richtigen Weg – es kommt darauf an, wie oft und woraus Sie Rechnungen erzeugen.

• Kostenlose Online-Generatoren: Für eine einzelne XRechnung ab und zu gibt es kostenfreie Web-Tools, in die Sie die Rechnungsdaten von Hand eintippen. Das ist für den Gelegenheitsfall in Ordnung – wird aber mühsam und fehleranfällig, sobald Sie regelmäßig oder in Menge abrechnen.
• PDF-Konverter: Manche Dienste wandeln eine hochgeladene PDF-Rechnung in eine XRechnung um. Der Haken: Die Daten müssen aus dem Layout „erkannt“ werden, was bei mehreren Positionen oder gemischten Steuersätzen fehleranfällig ist – und Ihre Rechnung landet auf einem fremden Server.
• Direkt aus Ihrer Software: Wenn Ihre Rechnungsdaten bereits in Excel, Access oder einer anderen Anwendung liegen, ist der zuverlässigste Weg, die XRechnung direkt daraus zu erzeugen – ohne Abtippen, ohne PDF-Umweg, ohne dass Daten das Haus verlassen. Genau das richten wir für Sie ein.

Sie möchten zunächst sehen, wie eine XRechnung aus einer gewohnten Office-Anwendung entsteht? Über unsere kostenlosen Demo-Tools können Sie das unverbindlich nachvollziehen:

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.

Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden.

Viele Unternehmen rechnen mit einer über Jahre gewachsenen Excel-Vorlage, einer Access-Datenbank oder einer individuellen Anwendung ab. Diese aufzugeben, nur um XRechnungen zu erzeugen, wäre unnötig. Unser Hintergrundprozess (in aller Regel ein Add-In) liest die Rechnungsdaten dort aus, wo sie bereits strukturiert vorliegen – Positionen, Beträge, Steuersätze – und erzeugt daraus die XRechnung (oder auf Wunsch ZUGFeRD). Ihre Vorlage, Ihre Berechnungslogik, Ihr Ablauf bleiben unverändert.

Das ist besonders dann relevant, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen: Für Behörden, Kommunen und öffentliche Betriebe ist die XRechnung mit korrekter Leitweg-ID in der Regel verpflichtend.

Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten – wir zeigen Ihnen den für Ihre Situation passenden Weg.

• Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht für Unternehmen?
  Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die schrittweise enden. Langfristig wird die E‑Rechnung zum Standard im Geschäftsverkehr. Während der Übergangsfristen dürfen Rechnungen weiterhin als Papier‑, PDF‑ oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
• Welche Übergangsfristen gelten für die E‑Rechnung im B2B‑Bereich?
  Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papier‑ oder PDF‑Form ausstellen, ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
  Ab dem 01.01.2028 ist die E‑Rechnung für alle Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtend.
• Wann ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Rechnungsform erforderlich?
  Während der Übergangsfristen dürfen Papier‑ oder PDF‑Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
  Liegt keine Zustimmung vor oder verlangt der Empfänger eine E‑Rechnung, muss diese entsprechend ausgestellt und übermittelt werden.
• Was passiert, wenn keine Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt?
  Liegt keine Zustimmung zur Papierrechnung oder PDF‑Rechnung vor, darf dieses Format während der Übergangsfristen nicht verwendet werden. In diesem Fall ist die Rechnung als E‑Rechnung auszustellen, sofern dies gesetzlich vorgesehen oder vom Empfänger verlangt wird. Andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß übermittelt.
• Was mache ich, wenn einer meiner Rechnungsempfänger der Rechnungsform widerspricht?
  Widerspricht der Rechnungsempfänger der verwendeten Rechnungsform, sollte die Rechnung unverzüglich im zulässigen oder gewünschten Format neu ausgestellt werden. Die ursprünglich abgelehnte Rechnung sollte dabei nicht weiter verwendet werden. So lassen sich Verzögerungen bei der Zahlung vermeiden.
• Reicht eine PDF‑Rechnung künftig noch aus?
  Nein. Eine reine PDF‑Rechnung gilt nicht als E‑Rechnung. Zulässig sind nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, da diese automatisch verarbeitet werden können.
• Was passiert, wenn E‑Rechnungen nicht korrekt erstellt werden?
  Fehlerhafte E‑Rechnungen können zurückgewiesen werden oder zu Verzögerungen in der Buchhaltung führen. Daher ist es wichtig, eine Lösung einzusetzen, die die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig abbildet.
• Muss ich meine bestehende Software für die E‑Rechnung austauschen?
  Nein. Mit unseren Lösungen können Sie Ihre bestehende Software weiter nutzen. Ob Excel, Access oder individuelle Web‑Anwendung – die E‑Rechnung wird als Erweiterung ergänzt, ohne dass ein Systemwechsel oder eine Neuentwicklung notwendig ist.
• Kann ich E‑Rechnungen direkt aus Excel oder Access erstellen?
  Ja. Für Office‑Anwendungen wie Excel und Access bieten wir eine On‑Premise‑Lösung an, mit der Sie E‑Rechnungen direkt aus Ihrer gewohnten Anwendung heraus erstellen können – inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
• Welche E‑Rechnungsformate werden unterstützt?
  Unsere Lösungen unterstützen die gängigen E‑Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD entsprechend den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Damit erfüllen Sie die Anforderungen für den B2B‑Bereich sowie für öffentliche Auftraggeber.
• Gibt es auch eine Lösung für Web‑ oder Cloud‑Anwendungen?
  Ja. Für Web‑ und Cloud‑Anwendungen stellen wir eine cloudbasierte E‑Rechnungsschnittstelle bereit. Ihre bestehende Anwendung bleibt unverändert – die komplette E‑Rechnungslogik wird über unsere Schnittstelle ausgelagert und ergänzt.
• Wie werden Sonderfälle bei der E‑Rechnung abgebildet?
  Unsere Lösungen unterstützen auch komplexe Sonderfälle, z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, individuelle Rechnungslogiken, Reverse‑Charge‑Verfahren oder projektspezifische Besonderheiten. Auch Anforderungen, die über Standardfälle hinausgehen, lassen sich sauber abbilden.
• Bleiben meine Daten bei der On‑Premise‑Lösung lokal gespeichert?
  Ja. Bei der On‑Premise‑Lösung für Excel und Access bleiben Ihre Daten vollständig in Ihrer Umgebung. Es findet keine Cloud‑Speicherung und keine automatische Weitergabe Ihrer Rechnungsdaten statt.
• Ist die Lösung auch für individuell entwickelte Software geeignet?
  Ja. Unsere cloudbasierte Schnittstelle ist speziell dafür ausgelegt, individuelle Anwendungen – z. B. Webanwendungen oder Datenbanklösungen – um die E‑Rechnung zu erweitern, ohne in Ihre bestehende Business‑Logik eingreifen zu müssen.
• Wie aufwendig ist die Integration der E‑Rechnung?
  Der Integrationsaufwand ist überschaubar und deutlich geringer als bei einer Eigenentwicklung. Zudem begleiten wir Sie persönlich bei der Anbindung und stehen für technische Fragen jederzeit zur Verfügung.
• Kann ich die E‑Rechnungslösungen vorab testen?
  Ja. Wir stellen Demo‑Tools für Excel und Access zur Verfügung. So können Sie sich vorab einen beispielhaften Eindruck der Funktionsweise verschaffen Bitte beachten Sie, dass die konkrete Anwendung in Ihrer eigenen Umgebung abweichen wird, da diese ja individuell konfiguriert ist.
• Gibt es die E-Rechnung nur in Deutschland?
  Nein. Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer europaweiten Entwicklung und basiert auf EU-Vorgaben wie der Norm EN 16931. Länder wie Italien (seit 2019), Frankreich, Polen und Spanien haben bereits verpflichtende E‑Rechnungsregelungen eingeführt oder sind in der Umsetzung.
• Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
  Ein zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte, maschinell auswertbare Rechnungsdaten. Gleichzeitig soll die E-Rechnung die Automatisierung und Effizienz der Buchhaltungsprozesse in Unternehmen fördern.
• Welche Rolle spielt die EU bei der Einführung der E-Rechnung?
  Die EU verfolgt mit der E-Rechnung das Ziel, einheitliche Standards für den digitalen Rechnungsverkehr zu schaffen.
  Dadurch sollen grenzüberschreitende Geschäftsprozesse vereinfacht, Datenqualität verbessert und steuerliche Kontrollmechanismen modernisiert werden.
• Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen?
  Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert manuelle Erfassungsfehler und beschleunigt Buchhaltungs- und Freigabeprozesse.
  Langfristig profitieren Unternehmen von effizienteren Abläufen, besserer Nachvollziehbarkeit und höherer Prozesssicherheit.
• Gibt es auch Nachteile bei der Einführung der E-Rechnung?
  Kurzfristig entsteht ein Anpassungs- und Umstellungsaufwand, insbesondere bei bestehenden oder individuell entwickelten Systemen. Mit der meineTabelle-Lösung lassen sich E‑Rechnungen jedoch standardkonform und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – ohne Systembruch. Langfristig überwiegen die Vorteile durch geringeren manuellen Aufwand, stabile Standards und hohe Skalierbarkeit.
• Bedeutet die E-Rechnung mehr Kontrolle durch den Staat?
  Die E-Rechnung ersetzt keine Steuerprüfung, ermöglicht aber eine strukturiertere und zeitnähere Auswertung von Rechnungsdaten. Ziel ist nicht zusätzliche Bürokratie, sondern mehr Transparenz und weniger Missbrauch, bei gleichzeitig effizienteren Prozessen für Unternehmen.
• Wird die E-Rechnung künftig weiter ausgebaut?
  Ja. Die E-Rechnung gilt als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Meldekonzepte im Rechnungs- und Steuerumfeld. Gerade bei Individualsoftware ist die Einführung ein guter Anlass, gewachsene Prozesse zu modernisieren und dabei beispielsweise lang geduldete Altlasten aufzuräumen. Unternehmen, die dabei frühzeitig auf moderne Prozesse setzen, sind langfristig besser vorbereitet.
• ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
  XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und daher besonders im B2B-Bereich beliebt ist. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E‑Rechnungen.
• Welche ZUGFeRD Version ist aktuell und gängig?
  Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.x der maßgebliche und gängige Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa. Innerhalb dieser Versionsreihe gibt es Weiterentwicklungen wie ZUGFeRD 2.3 oder 2.4, die technisch aufeinander aufbauen und untereinander kompatibel sind.