PDF in XRechnung umwandeln

Sie haben eine PDF-Rechnung und brauchen auf der Grundlage eine XRechnung nach EN 16931 – meist, weil ein öffentlicher Auftraggeber sie verlangt. Anders als bei ZUGFeRD wird hier nicht einfach etwas ins PDF eingebettet: Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das PDF muss also vollständig in strukturierte Daten überführt werden. Welcher Weg für Sie der richtige ist, hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben:

Der KI-Konverter arbeitet rückwärts: Aus Ihren strukturierten Daten wurde ein PDF – ein Dokument, das für Menschen gemacht ist. Die KI versucht anschließend, aus diesem Dokument die ursprüngliche Struktur zu rekonstruieren. Bei der XRechnung muss diese Rekonstruktion vollständig gelingen, weil das Ergebnis zu 100% aus maschinenlesbaren Daten besteht – ein für Menschen lesbares Layout, auf das man zur Not zurückfällt, gibt es nicht.

Unser Add-In arbeitet vorwärts: Es nimmt die Daten dort ab, wo sie noch strukturiert sind, und schreibt sie direkt ins XRechnungs-XML. Was nie verloren geht, muss nicht wiederhergestellt werden.

Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie enthält keine für Menschen gestaltete Layout-Seite, sondern ausschließlich maschinenlesbare Datenfelder. Sie ist in Deutschland das vorgeschriebene Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und wird über die Leitweg-ID dem richtigen Empfänger zugeordnet.

Der Unterschied zu ZUGFeRD: Dort liegt ein sichtbares PDF vor, in das die XML-Daten zusätzlich eingebettet sind – ein Hybrid. Die XRechnung dagegen ist reines XML. Der Unterschied zu einer gewöhnlichen PDF-Rechnung: Ein normales PDF ist quasi nur ein Bild von einer Rechnung. Es erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht, weil es keine genormt sortierten, maschinenlesbaren Daten enthält. Möchten Sie stattdessen das Hybridformat erzeugen, lesen Sie unsere Seite PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Überzeugen Sie sich selbst und probieren unsere kostenlosen Demoversionen für Microsoft Excel und Microsoft Access aus:

• Demoversion E-Rechnung mit Microsoft Excel 
• Demoversion E-Rechnung mit Microsoft Access 

Unser Add-In lässt sich außerdem in diversen anderen Anwendungen integrieren:

• Microsoft Word
• Webanwendungen
• Datenbanken
• Ihre Fachanwendungen

Bei ein oder zwei Rechnungen reicht ein kostenloser Online-Konverter völlig aus – dafür brauchen Sie uns nicht.

Wenn es regelmäßig mehr sind und Sie mit Access, Excel, Word oder einer eigenen Anwendung arbeiten, lohnt sich der direkte Weg. Sie behalten Ihr System, Ihren Ablauf und Ihre Vorlage – nur dass am Ende eine gesetzeskonforme XRechnung herauskommt, die auch das Prüfportal des öffentlichen Auftraggebers akzeptiert.

Sprechen Sie uns jetzt unverbindlich an!

• Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht für Unternehmen?
  Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die schrittweise enden. Langfristig wird die E‑Rechnung zum Standard im Geschäftsverkehr. Während der Übergangsfristen dürfen Rechnungen weiterhin als Papier‑, PDF‑ oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
• Welche Übergangsfristen gelten für die E‑Rechnung im B2B‑Bereich?
  Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papier‑ oder PDF‑Form ausstellen, ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
  Ab dem 01.01.2028 ist die E‑Rechnung für alle Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtend.
• Wann ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Rechnungsform erforderlich?
  Während der Übergangsfristen dürfen Papier‑ oder PDF‑Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
  Liegt keine Zustimmung vor oder verlangt der Empfänger eine E‑Rechnung, muss diese entsprechend ausgestellt und übermittelt werden.
• Was passiert, wenn keine Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt?
  Liegt keine Zustimmung zur Papierrechnung oder PDF‑Rechnung vor, darf dieses Format während der Übergangsfristen nicht verwendet werden. In diesem Fall ist die Rechnung als E‑Rechnung auszustellen, sofern dies gesetzlich vorgesehen oder vom Empfänger verlangt wird. Andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß übermittelt.
• Was mache ich, wenn einer meiner Rechnungsempfänger der Rechnungsform widerspricht?
  Widerspricht der Rechnungsempfänger der verwendeten Rechnungsform, sollte die Rechnung unverzüglich im zulässigen oder gewünschten Format neu ausgestellt werden. Die ursprünglich abgelehnte Rechnung sollte dabei nicht weiter verwendet werden. So lassen sich Verzögerungen bei der Zahlung vermeiden.
• Reicht eine PDF‑Rechnung künftig noch aus?
  Nein. Eine reine PDF‑Rechnung gilt nicht als E‑Rechnung. Zulässig sind nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, da diese automatisch verarbeitet werden können.
• Was passiert, wenn E‑Rechnungen nicht korrekt erstellt werden?
  Fehlerhafte E‑Rechnungen können zurückgewiesen werden oder zu Verzögerungen in der Buchhaltung führen. Daher ist es wichtig, eine Lösung einzusetzen, die die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig abbildet.
• Muss ich meine bestehende Software für die E‑Rechnung austauschen?
  Nein. Mit unseren Lösungen können Sie Ihre bestehende Software weiter nutzen. Ob Excel, Access oder individuelle Web‑Anwendung – die E‑Rechnung wird als Erweiterung ergänzt, ohne dass ein Systemwechsel oder eine Neuentwicklung notwendig ist.
• Kann ich E‑Rechnungen direkt aus Excel oder Access erstellen?
  Ja. Für Office‑Anwendungen wie Excel und Access bieten wir eine On‑Premise‑Lösung an, mit der Sie E‑Rechnungen direkt aus Ihrer gewohnten Anwendung heraus erstellen können – inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
• Welche E‑Rechnungsformate werden unterstützt?
  Unsere Lösungen unterstützen die gängigen E‑Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD entsprechend den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Damit erfüllen Sie die Anforderungen für den B2B‑Bereich sowie für öffentliche Auftraggeber.
• Gibt es auch eine Lösung für Web‑ oder Cloud‑Anwendungen?
  Ja. Für Web‑ und Cloud‑Anwendungen stellen wir eine cloudbasierte E‑Rechnungsschnittstelle bereit. Ihre bestehende Anwendung bleibt unverändert – die komplette E‑Rechnungslogik wird über unsere Schnittstelle ausgelagert und ergänzt.
• Wie werden Sonderfälle bei der E‑Rechnung abgebildet?
  Unsere Lösungen unterstützen auch komplexe Sonderfälle, z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, individuelle Rechnungslogiken, Reverse‑Charge‑Verfahren oder projektspezifische Besonderheiten. Auch Anforderungen, die über Standardfälle hinausgehen, lassen sich sauber abbilden.
• Bleiben meine Daten bei der On‑Premise‑Lösung lokal gespeichert?
  Ja. Bei der On‑Premise‑Lösung für Excel und Access bleiben Ihre Daten vollständig in Ihrer Umgebung. Es findet keine Cloud‑Speicherung und keine automatische Weitergabe Ihrer Rechnungsdaten statt.
• Ist die Lösung auch für individuell entwickelte Software geeignet?
  Ja. Unsere cloudbasierte Schnittstelle ist speziell dafür ausgelegt, individuelle Anwendungen – z. B. Webanwendungen oder Datenbanklösungen – um die E‑Rechnung zu erweitern, ohne in Ihre bestehende Business‑Logik eingreifen zu müssen.
• Wie aufwendig ist die Integration der E‑Rechnung?
  Der Integrationsaufwand ist überschaubar und deutlich geringer als bei einer Eigenentwicklung. Zudem begleiten wir Sie persönlich bei der Anbindung und stehen für technische Fragen jederzeit zur Verfügung.
• Kann ich die E‑Rechnungslösungen vorab testen?
  Ja. Wir stellen Demo‑Tools für Excel und Access zur Verfügung. So können Sie sich vorab einen beispielhaften Eindruck der Funktionsweise verschaffen Bitte beachten Sie, dass die konkrete Anwendung in Ihrer eigenen Umgebung abweichen wird, da diese ja individuell konfiguriert ist.
• Gibt es die E-Rechnung nur in Deutschland?
  Nein. Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer europaweiten Entwicklung und basiert auf EU-Vorgaben wie der Norm EN 16931. Länder wie Italien (seit 2019), Frankreich, Polen und Spanien haben bereits verpflichtende E‑Rechnungsregelungen eingeführt oder sind in der Umsetzung.
• Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
  Ein zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte, maschinell auswertbare Rechnungsdaten. Gleichzeitig soll die E-Rechnung die Automatisierung und Effizienz der Buchhaltungsprozesse in Unternehmen fördern.
• Welche Rolle spielt die EU bei der Einführung der E-Rechnung?
  Die EU verfolgt mit der E-Rechnung das Ziel, einheitliche Standards für den digitalen Rechnungsverkehr zu schaffen.
  Dadurch sollen grenzüberschreitende Geschäftsprozesse vereinfacht, Datenqualität verbessert und steuerliche Kontrollmechanismen modernisiert werden.
• Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen?
  Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert manuelle Erfassungsfehler und beschleunigt Buchhaltungs- und Freigabeprozesse.
  Langfristig profitieren Unternehmen von effizienteren Abläufen, besserer Nachvollziehbarkeit und höherer Prozesssicherheit.
• Gibt es auch Nachteile bei der Einführung der E-Rechnung?
  Kurzfristig entsteht ein Anpassungs- und Umstellungsaufwand, insbesondere bei bestehenden oder individuell entwickelten Systemen. Mit der meineTabelle-Lösung lassen sich E‑Rechnungen jedoch standardkonform und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – ohne Systembruch. Langfristig überwiegen die Vorteile durch geringeren manuellen Aufwand, stabile Standards und hohe Skalierbarkeit.
• Bedeutet die E-Rechnung mehr Kontrolle durch den Staat?
  Die E-Rechnung ersetzt keine Steuerprüfung, ermöglicht aber eine strukturiertere und zeitnähere Auswertung von Rechnungsdaten. Ziel ist nicht zusätzliche Bürokratie, sondern mehr Transparenz und weniger Missbrauch, bei gleichzeitig effizienteren Prozessen für Unternehmen.
• Wird die E-Rechnung künftig weiter ausgebaut?
  Ja. Die E-Rechnung gilt als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Meldekonzepte im Rechnungs- und Steuerumfeld. Gerade bei Individualsoftware ist die Einführung ein guter Anlass, gewachsene Prozesse zu modernisieren und dabei beispielsweise lang geduldete Altlasten aufzuräumen. Unternehmen, die dabei frühzeitig auf moderne Prozesse setzen, sind langfristig besser vorbereitet.
• ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
  XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und daher besonders im B2B-Bereich beliebt ist. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E‑Rechnungen.
• Welche ZUGFeRD Version ist aktuell und gängig?
  Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.x der maßgebliche und gängige Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa. Innerhalb dieser Versionsreihe gibt es Weiterentwicklungen wie ZUGFeRD 2.3 oder 2.4, die technisch aufeinander aufbauen und untereinander kompatibel sind.