E-Rechnung erstellen: Formate, Wege und die passende Lösung

„E-Rechnung erstellen“ kann vieles heißen – je nachdem, an wen Sie die Rechnung schicken und woraus Sie sie erzeugen. Diese Seite gibt Ihnen den Überblick: welche Formate es gibt, welcher Weg zu Ihnen passt und wie Sie E-Rechnungen ganz ohne Softwarewechsel direkt aus Ihrem gewohnten Programm erstellen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – nicht zu verwechseln mit einer einfachen PDF-Datei, die rechtlich gesehen keine E-Rechnung ist. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant:

• XRechnung: rein für den Computer lesbar (als XML-Datei), vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber (B2G), zugeordnet über die Leitweg-ID.
• ZUGFeRD: ein Hybrid aus sichtbarer PDF-Datei und eingebetteten XML-Daten, im B2B-Bereich weit verbreitet.

Welches Format Sie erstellen müssen, hängt vom Empfänger ab. Für Behörden ist es in der Regel die XRechnung, für Geschäftskunden meist ZUGFeRD. Unsere Lösungen erzeugen beide.

• Nur gelegentlich eine Rechnung? Dann kann ein kostenloses Online-Tool genügen, in das Sie die Daten manuell eingeben.
• Regelmäßig, in Menge und aus vorhandenen Daten? Dann lohnt sich eine Lösung, die die E-Rechnung direkt aus Ihrer Software erzeugt – ohne erneutes Abtippen und ohne fehleranfällige KI-Erkennung.

Wenn Sie bereits mit einem bestimmten Programm abrechnen, finden Sie hier den passenden, vertiefenden Weg:

• E-Rechnung direkt aus Excel erstellen
• E-Rechnung aus Word erstellen
• E-Rechnung aus Access erstellen
• Speziell das Behördenformat: XRechnung erstellen

Der Kern unseres Angebots: Sie müssen für die E-Rechnung Ihre bewährte Lösung nicht aufgeben. Unser Hintergrundprozess liest die Rechnungsdaten dort aus, wo sie in Ihrem Programm bereits strukturiert vorliegen, und erzeugt daraus die E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ihre Vorlage, Ihre Logik, Ihr Ablauf bleiben unverändert – die maschinenlesbare Rechnung entsteht im Hintergrund.

Sie möchten es zuerst ausprobieren? Über unsere kostenlosen Demo-Tools sehen Sie, wie eine E-Rechnung aus einer Office-Anwendung entsteht:

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Excel.

Hier geht es zur Demoversion E-Rechnung in Access.

Anders als die Demo-Tools ist der eigentliche Hintergrundprozess, den wir für Sie einbauen, nicht an ein bestimmtes Programm oder Betriebssystem gebunden und kann universell implementiert werden.

Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten – wir finden den Weg, der zu Ihrer Abrechnung passt.

• Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht für Unternehmen?
  Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die schrittweise enden. Langfristig wird die E‑Rechnung zum Standard im Geschäftsverkehr. Während der Übergangsfristen dürfen Rechnungen weiterhin als Papier‑, PDF‑ oder sonstige elektronische Rechnungen ausgestellt werden, sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt.
• Welche Übergangsfristen gelten für die E‑Rechnung im B2B‑Bereich?
  Bis zum 31.12.2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Rechnungen in Papier‑ oder PDF‑Form ausstellen, ab 2027 gilt dies nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro.
  Ab dem 01.01.2028 ist die E‑Rechnung für alle Unternehmen im B2B‑Bereich verpflichtend.
• Wann ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Rechnungsform erforderlich?
  Während der Übergangsfristen dürfen Papier‑ oder PDF‑Rechnungen nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden.
  Liegt keine Zustimmung vor oder verlangt der Empfänger eine E‑Rechnung, muss diese entsprechend ausgestellt und übermittelt werden.
• Was passiert, wenn keine Zustimmung des Rechnungsempfängers vorliegt?
  Liegt keine Zustimmung zur Papierrechnung oder PDF‑Rechnung vor, darf dieses Format während der Übergangsfristen nicht verwendet werden. In diesem Fall ist die Rechnung als E‑Rechnung auszustellen, sofern dies gesetzlich vorgesehen oder vom Empfänger verlangt wird. Andernfalls gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß übermittelt.
• Was mache ich, wenn einer meiner Rechnungsempfänger der Rechnungsform widerspricht?
  Widerspricht der Rechnungsempfänger der verwendeten Rechnungsform, sollte die Rechnung unverzüglich im zulässigen oder gewünschten Format neu ausgestellt werden. Die ursprünglich abgelehnte Rechnung sollte dabei nicht weiter verwendet werden. So lassen sich Verzögerungen bei der Zahlung vermeiden.
• Reicht eine PDF‑Rechnung künftig noch aus?
  Nein. Eine reine PDF‑Rechnung gilt nicht als E‑Rechnung. Zulässig sind nur strukturierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, da diese automatisch verarbeitet werden können.
• Was passiert, wenn E‑Rechnungen nicht korrekt erstellt werden?
  Fehlerhafte E‑Rechnungen können zurückgewiesen werden oder zu Verzögerungen in der Buchhaltung führen. Daher ist es wichtig, eine Lösung einzusetzen, die die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig abbildet.
• Muss ich meine bestehende Software für die E‑Rechnung austauschen?
  Nein. Mit unseren Lösungen können Sie Ihre bestehende Software weiter nutzen. Ob Excel, Access oder individuelle Web‑Anwendung – die E‑Rechnung wird als Erweiterung ergänzt, ohne dass ein Systemwechsel oder eine Neuentwicklung notwendig ist.
• Kann ich E‑Rechnungen direkt aus Excel oder Access erstellen?
  Ja. Für Office‑Anwendungen wie Excel und Access bieten wir eine On‑Premise‑Lösung an, mit der Sie E‑Rechnungen direkt aus Ihrer gewohnten Anwendung heraus erstellen können – inklusive XRechnung und ZUGFeRD.
• Welche E‑Rechnungsformate werden unterstützt?
  Unsere Lösungen unterstützen die gängigen E‑Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD entsprechend den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Damit erfüllen Sie die Anforderungen für den B2B‑Bereich sowie für öffentliche Auftraggeber.
• Gibt es auch eine Lösung für Web‑ oder Cloud‑Anwendungen?
  Ja. Für Web‑ und Cloud‑Anwendungen stellen wir eine cloudbasierte E‑Rechnungsschnittstelle bereit. Ihre bestehende Anwendung bleibt unverändert – die komplette E‑Rechnungslogik wird über unsere Schnittstelle ausgelagert und ergänzt.
• Wie werden Sonderfälle bei der E‑Rechnung abgebildet?
  Unsere Lösungen unterstützen auch komplexe Sonderfälle, z. B. unterschiedliche Mehrwertsteuersätze, individuelle Rechnungslogiken, Reverse‑Charge‑Verfahren oder projektspezifische Besonderheiten. Auch Anforderungen, die über Standardfälle hinausgehen, lassen sich sauber abbilden.
• Bleiben meine Daten bei der On‑Premise‑Lösung lokal gespeichert?
  Ja. Bei der On‑Premise‑Lösung für Excel und Access bleiben Ihre Daten vollständig in Ihrer Umgebung. Es findet keine Cloud‑Speicherung und keine automatische Weitergabe Ihrer Rechnungsdaten statt.
• Ist die Lösung auch für individuell entwickelte Software geeignet?
  Ja. Unsere cloudbasierte Schnittstelle ist speziell dafür ausgelegt, individuelle Anwendungen – z. B. Webanwendungen oder Datenbanklösungen – um die E‑Rechnung zu erweitern, ohne in Ihre bestehende Business‑Logik eingreifen zu müssen.
• Wie aufwendig ist die Integration der E‑Rechnung?
  Der Integrationsaufwand ist überschaubar und deutlich geringer als bei einer Eigenentwicklung. Zudem begleiten wir Sie persönlich bei der Anbindung und stehen für technische Fragen jederzeit zur Verfügung.
• Kann ich die E‑Rechnungslösungen vorab testen?
  Ja. Wir stellen Demo‑Tools für Excel und Access zur Verfügung. So können Sie sich vorab einen beispielhaften Eindruck der Funktionsweise verschaffen Bitte beachten Sie, dass die konkrete Anwendung in Ihrer eigenen Umgebung abweichen wird, da diese ja individuell konfiguriert ist.
• Gibt es die E-Rechnung nur in Deutschland?
  Nein. Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer europaweiten Entwicklung und basiert auf EU-Vorgaben wie der Norm EN 16931. Länder wie Italien (seit 2019), Frankreich, Polen und Spanien haben bereits verpflichtende E‑Rechnungsregelungen eingeführt oder sind in der Umsetzung.
• Warum wird die E-Rechnung verpflichtend eingeführt?
  Ein zentrales Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug durch strukturierte, maschinell auswertbare Rechnungsdaten. Gleichzeitig soll die E-Rechnung die Automatisierung und Effizienz der Buchhaltungsprozesse in Unternehmen fördern.
• Welche Rolle spielt die EU bei der Einführung der E-Rechnung?
  Die EU verfolgt mit der E-Rechnung das Ziel, einheitliche Standards für den digitalen Rechnungsverkehr zu schaffen.
  Dadurch sollen grenzüberschreitende Geschäftsprozesse vereinfacht, Datenqualität verbessert und steuerliche Kontrollmechanismen modernisiert werden.
• Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen?
  Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, reduziert manuelle Erfassungsfehler und beschleunigt Buchhaltungs- und Freigabeprozesse.
  Langfristig profitieren Unternehmen von effizienteren Abläufen, besserer Nachvollziehbarkeit und höherer Prozesssicherheit.
• Gibt es auch Nachteile bei der Einführung der E-Rechnung?
  Kurzfristig entsteht ein Anpassungs- und Umstellungsaufwand, insbesondere bei bestehenden oder individuell entwickelten Systemen. Mit der meineTabelle-Lösung lassen sich E‑Rechnungen jedoch standardkonform und nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – ohne Systembruch. Langfristig überwiegen die Vorteile durch geringeren manuellen Aufwand, stabile Standards und hohe Skalierbarkeit.
• Bedeutet die E-Rechnung mehr Kontrolle durch den Staat?
  Die E-Rechnung ersetzt keine Steuerprüfung, ermöglicht aber eine strukturiertere und zeitnähere Auswertung von Rechnungsdaten. Ziel ist nicht zusätzliche Bürokratie, sondern mehr Transparenz und weniger Missbrauch, bei gleichzeitig effizienteren Prozessen für Unternehmen.
• Wird die E-Rechnung künftig weiter ausgebaut?
  Ja. Die E-Rechnung gilt als Grundlage für weitere Digitalisierungs- und Meldekonzepte im Rechnungs- und Steuerumfeld. Gerade bei Individualsoftware ist die Einführung ein guter Anlass, gewachsene Prozesse zu modernisieren und dabei beispielsweise lang geduldete Altlasten aufzuräumen. Unternehmen, die dabei frühzeitig auf moderne Prozesse setzen, sind langfristig besser vorbereitet.
• ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
  XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und wird vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) verwendet. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten kombiniert und daher besonders im B2B-Bereich beliebt ist. Beide Formate sind EN 16931-konform und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an E‑Rechnungen.
• Welche ZUGFeRD Version ist aktuell und gängig?
  Aktuell ist die Version ZUGFeRD 2.x der maßgebliche und gängige Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa. Innerhalb dieser Versionsreihe gibt es Weiterentwicklungen wie ZUGFeRD 2.3 oder 2.4, die technisch aufeinander aufbauen und untereinander kompatibel sind.